皆さま、こんにちは。
トップ・マネジメントです。
2023年がスタートしました。
昨年は、急速な円安進行や物価高騰など、ビジネスを大きく揺るがすような事態が次々に発生する年となりました。そのような不安定な情勢のなか、事業主様は経営を維持するために、様々な苦難を乗り越えられてきたことかと思います。
現在は、円安進行もピークアウトしたとみられ、徐々に円高に転じています。それでも、ウクライナ情勢などの影響もあり、今年も引き続き物価高騰が続くと予想されており、まだまだ厳しい経済情勢が続くと考えられます。
また、今年から新型コロナ融資の返済が本格的に始まるという事業者様も多いのではないでしょうか。
2020年の新型コロナ感染症拡大から、連続して厳しい事態への対応が求められる日々が続きますが、私たちトップ・マネジメントは、事業者様の資金繰りに関するお悩みを少しでも解消できるよう、変わらず誠心誠意を尽くして皆さまと向き合って参ります。
本年もトップ・マネジメントをご愛顧くださいますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。
さて、新年最初のスタッフブログのテーマは「社員教育が上手くいかないのなら、導入してほしいたったひとつの施策」です。ぜひ、ご一読ください。

社員教育がうまくいかない理由は、業務の基本の型が不明確なため

「社員教育がうまくいかない」。
これは、多くの事業主様が抱えられる悩みです。
「うまくいく」の定義は様々かと思いますが、たとえば営業部の社員教育であれば、「アポイントからクロージングまでの流れを理解・実行できるようになる」経理部であれば「ソフトの使い方を理解して、経理業務をスムーズに行えるようになる」といったところでしょうか。
しかし、何度説明しても説明した通りに動いてもらええず、教育する側のイライラが募ってしまうなんてこともあるでしょう。
いずれにせよ、社員教育がうまくいかない大きな理由のひとつとしては、その業務の基本の型が明確化されていないことが考えられます。
業務における基本の型が明確になっていなければ、特に新入社員は何を基準に業務を覚えればいいのか分かりません。上司や先輩社員に質問しても、返ってくる答えは、その社員の我流、もしくはさらに上の先輩の我流を受け継いだものの可能性があり、質問する相手によって説明方法や解釈にブレが生じてしまうのです。
そして、ブレた理解のまま業務を実行しても業務の質にムラが生じてしまう。その結果が社員教育の失敗といえるのではないでしょうか。
では、どうすれば業務の基本の型を明確できるのか。

そのひとつの手法、マニュアルの導入。

マニュアルは社員教育の教科書であり業務効率化のツール
マニュアルと聞くと、社員と経営者の双方がネガティブなイメージを抱きがちです。社員にとっては「働き方の自由度が奪われる」、経営者からすれば「マニュアルに縛られて働くような社員は不要」などと考えられることでしょう。
ですが、マニュアルの本来の役割は「社員の縛りつけ」でもなく「自由度を奪う」ことではありません。むしろ、マニュアルによって業務の基本の型を明確化すれば、ムダな行動や思考がなくなり、自由度を発揮できる余地を生み出すことができるようになります。
これを社員教育に置き換えると、業務にあたって疑問点や迷いや生じた場合、マニュアルを確認するだけで、いつでも基本が分かり、それらの解消を図れます。一方、業務を教える側の社員にとっても、何度も教える必要はなくなり、自身の業務に集中できるようになるでしょう。
つまり、マニュアルは社員教育に欠かせない教科書になると同時に、業務効率化にも効果を発揮するツールにもなるというわけです。

マニュアル作成のポイント

では、マニュアル作成にあたってのポイントはどこにあるのでしょうか。
まずはマニュアル作成の担当者を決めることです。さらにその担当者は1人に絞るのがベスト。その理由としては、マニュアルに複数人のノウハウを詰め込むと、内容が均質化できないからです。ですので、まずは1人のノウハウを詰め込んで作成し、作成後に他の社員の使ってもらいながら意見を取り入れてブラッシュアップしていくのが理想的です。
次に行うのは、業務の可視化。対象の業務についての手段や流れ、さらには目的や目標までを徹底的に洗い出します。たとえば、営業マニュアルを作成するのであれば、「アポイントの準備」から「クロージング」「アフターフォロー」までの手段と流れを、漏れなく書き出していく作業です。
ここまでくれば、あとは洗い出した内容をマニュアルとしてまとめていくだけ。読み手の立場で、分かりやすく統一感のあるレイアウトを心がけながら、手段、流れ、目的、目標を明記していきましょう。

まとめ

規模が小さい企業様ほどマニュアルが未導入の傾向にあります。「マニュアルなんて社員の多い大企業が導入するもの」と考えられる中小企業の経営者様が多くみられますが、マニュアルの導入に会社の規模は関係ありません。
社員が1人でも在籍するのであれば、業務の基本の型を言語で明確化し、それを社員に浸透させるべきです。
もうすぐ4月。新入社員が入社するという企業様も多いことかと思います。新人教育を効率よく行うためにも、マニュアルを導入されてみてはいかがでしょうか。